КЕП (кваліфікований електронний підпис). Перевірка достовірності.
Світ електронних технологій постійно розвивається і зазнає значних змін у багатьох сферах, не виключенням стала і сфера трудових відносин та кадрового діловодства. Для нас, здебільшого, вже є звичним обмін електронними документами з партнерами, клієнтами, кандидатами, також подання звітності в електронному вигляді, отримання інформації з державних реєстрів, замовлення та/або отримання послуг та інше.
Оскільки зараз чимало співробітників працюють повністю віддалено або частково, то запровадження електронного документообігу суттєво допомагає у роботі та зменшує «паперове навантаження» на колег, а також необхідність постійного перебування в офісі.
Дотримання норм трудового законодавства в Україні вимагає не лише від роботодавця, а від і працівника створення великої кількості документів, які регламентують трудові відносини. Але, тут слід зазначити, що переведення кадрового діловодства в електронну форму має не лише сильні сторони, але і, на жаль, слабкі, оскільки потребує вжиття певних заходів, щоб забезпечити виконання вимог чинного законодавства та захищення прав роботодавця та працівника.
З 27 лютого 2021 року, відповідно до ч. 3 ст. 29 КЗпП України, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку. А отже, підтвердженням ознайомлення вважається саме факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.
Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV та «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII визначається, що електронним є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Обов’язкові реквізити електронного документа ті самі, що й для паперового документа та визначаються Національним стандартом ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».
Щоб завершити створювати електронний документ, потрібно накласти електронний підпис. Він використовується саме для ідентифікації автора електронного документа. За домовленістю сторін, можливе використання як удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, так й інших видів електронних підписів. Тож роботодавець і працівник, уклавши трудовий договір, мають можливість домовитись яким чином вони будуть створювати та візувати документи, що регламентують трудові відносини.
Давайте розглянемо який спосіб підтвердження чи ознайомлення з документом є сьогодні зручним та надійним та як захистити інтереси роботодавця і працівника, котрі домовляються про засвідчення кадрових документів електронним підписом?
Відповіді на дані запитання можна знайти у Законі України «Про електронні довірчі послуги», де визначено правовий статус та використання електронного цифрового підпису. Відповідно до зазначеного закону, для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів, для ідентифікації підписанта та підтвердження цілісності даних в електронній формі використовується кваліфікований електронний підпис (КЕП).
КЕП накладається саме за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. А отже, КЕП робить електронний документ оригіналом і гарантує його достовірність. Видача КЕП, згідно Закону, є довірчою послугою, а тому здійснюється в Акредитованих центрах сертифікації ключів (АЦСК), які внесені до довірчого списку.
Ідентифікація фізичної особи, яка звернулася за отриманням послуги формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, здійснюється за умови її особистої присутності за паспортом громадянина України або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи, відповідно до законодавства про Єдиний державний демографічний реєстр та про документи, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України.
Якщо у вас є сумніви щодо цілісності електронного документу, на який накладено такий підпис - ви завжди можете перевірити достовірність КЕП на офіційному сайті Центрального засвідчувального органу (czo.gov.ua) або на порталі «Дія». Протокол перевірки КЕП обов’язково містить інформацію про особу, що підписала документ та час накладання підпису.
Отже, на сьогодні, на мою думку, відсутній більш надійний спосіб підписання документів, в тому числі кадрових. Однак, важливо враховувати правові норми та процедури, які регулюють використання КЕП, для забезпечення їх правомірності та правової дійсності.
Вікторія Адаменко, Операційний директор кадрового консалтингу
